【摘要】采购管理是实现降本增效达到投资控制的重要路径之一。作为我国公共服务提供的重要力量，事业单位采购管理严格执行《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国民法典》等国家及地方法律法规，通过优化采购流程，提高采购质量，达到降低采购成本，实现降本增效，助力事业单位可持续发展。本文通过分析事业单位采购管理，并探讨相应的解决方案，以期为事业单位提高采购管理效率、降低采购成本、提升资金使用效益提供参考。
【关键词】事业单位；采购管理；降本增效；
事业采购管理的目标是确保事业单位在采购过程中能够遵循公平、公正、公开的原则，有效控制采购成本，以提高资金效益。它直接影响到事业单位的运行效率和公共资源的合理利用。本文将探讨事业单位投资控制中的采购管理问题，提出相应的解决方案，以期为事业单位提高采购管理效率、降低运行成本提供参考。
一、事业单位采购管理的重要性。
事业单位的采购管理对于其运营和发展至关重要。有效的采购管理不仅可以保证事业单位的正常运转，还可以实现成本控制目标，提高资金使用效率，实现资源的合理配置，产出更多的公共服务效益，树立起良好的社会形象。
（一）优化资源配置，实现资金最大化利用
采购管理作为事业单位运营过程中的关键环节，对于优化资源配置、实现资金最大化利用具有重要作用。通过严谨的采购管理及成本控制，事业单位能够在众多供应商中选择出性价比最优的产品或服务，从而在保证质量的前提下，降低采购成本。这不仅有助于事业单位实现成本控制目标，提高资金使用效率，还能够将有限的资源投入到更需要资金支持的项目中，推动事业单位的持续发展。
（二）降低运营风险，提升单位效益
通过对供应商进行全面审查、对采购过程进行严格监督以及对合同条款进行细致审核，事业单位能够减少因采购不当而产生的风险，如供应中断、质量问题以及法律纠纷等。这些风险的降低不仅有助于事业单位的稳定运营，还能够为单位节省不必要的成本支出，进一步提升单位效益。
二、事业单位采购管理的重点
（一）采购预算管理。采购预算管理是采购管理的首要环节。通过制定合理的采购预算，事业单位可以预测未来的物资需求，为采购计划的制定提供依据。同时，采购预算还可以作为控制实际采购成本的手段，确保资金的有效利用。
（二）供应商管理。事业单位应建立完善的供应商管理制度，对供应商的资质、信誉、产品质量等进行全面评估并明确相关要求，确保供应商能够提供高质量、低成本的货物、服务或工程实施。
（三）采购过程管理。采购过程管理包括采购计划的制定、采购需求及预算的编制、采购方式的确定、合同的签订和执行等。在采购过程中，要严格执行相关法律法规和内部规定，确保采购过程的公平、公正和透明，加强各环节成本控制的措施，以最优的成本实现最优的目标。
（四）采购验收管理。采购验收是确保质量的关键环节，需有完善的验收制度，明确验收标准和程序，并进行严格的检查，确保其符合预期要求和质量标准，达到资金的使用效益。
三、事业单位采购管理普遍存在的问题
（一）采购预算编制不科学，难以对采购成本进行精确控制
近年来，广东省财政坚持“先有预算再有执行，没有预算不得支出”，可见预算编制对于机关事业单位采购活动的重要性。但部分事业单位在采购预算管理中，往往因为采购预算编制存在过于静态的情况，缺乏充分的市场波动调研和基于实际需求的灵活考量，导致预算编制不够精准与科学，难以对采购成本进行精确控制。
（二）供应商的竞争选择不充分，导致采购定价不合理
由于采购公开程序不够规范和完善，未充分发挥市场竞争的作用，或仅由采购人主观地对小范围的供应商进行询价，缺少供应商之间的竞价竞质过程，导致采购的不合理定价，影响了采购的实效性和成本控制。
（三）采购合同的审核不严谨，存在增加成本甚至产生经济损失的风险
在签订采购合同时，由于缺乏专业合同审核人员、规范的合同审核流程或有效的监督机制，导致对合同审核不够严谨，出现条款不清晰、违约责任不明确、价格不合理等问题，使得在执行合同时面临诸多困难，甚至产生经济损失，额外提高了采购成本。
（四）合同结算审核不全面，带来了额外的成本和风险
在采购合同执行过程中，由于各种原因，经常出现合同结算不全面的问题。具体表现为合同结算条款不明确、结算方式及结算时间不合理等，给事业单位带来了额外的成本和风险。
（五）项目验收不专业，增加后续维护成本
一方面可能是缺乏对验收资料的全面审核，导致一些关键的验收信息被忽略，使得后续的合同结算出现问题；另一方面可能缺乏专业的验收人员，无法对复杂的采购进行全面的验收和评估，导致一些质量问题或不符合规格的产品被接受，进而增加了工程或货物采购的后续维护成本。
上述问题的存在，可能导致采购项目的实施成本居高或投资风险增大，也极大的降低了资金的使用效益。
四、事业单位通过加强采购管理实现降本增效的措施
针对事业单位采购管理普遍存在的问题，通过采购过程各个环节的严格控制，实现成本控制，应充分依托政策法规及单位内控制度，着重在细节上下功夫。
(一）加强采购管理的总体原则
采购管理应注重全过程合法性、可操作性，力求有效控制投资成本，并遵循如下原则：一是严格按照预算和计划组织政府采购业务，并按照相关规定组织实施政府采购；二是明确内部不同部门、不同岗位的职责分工；三是强调项目预算审核，针对专业项目引入第三方专业审核机构把关；四是按项目类型分类采购，明晰办理流程，制定不同环节的审批权限；五是按照规定执相关行验收程序。通过严格执行管理制度，严格把关采购活动的各个环节，确保依法依规、公开透明。
(二）严格控制采购管理实施过程的各个环节
在采购管理的过程中，应充分依托内部控制及管理体系，着重在支出项目实施过程中，以“预算审核、采购组织、合同签订、合同验收、合同结算”等五个环节进行严格的成本控制，形成了成本控制的五个阶段。
1.预算编制及审核
编制预算是在实施采购活动之前，针对采购成本做出科学合理的评估，事先针对采购开支明细和数量进行预测的一种管理活动。预算计划书不仅能够提高采购资金的科学合理性，而且还可以针对资金的使用建立约束制度，以有效监督资金的使用和运动状态，保证资金利用符合采购工作目标。通过编制采购预算书，能够有效提高资金利用规范性和合理性，提高采购资源的优化配置效率，为分析资金使用情况提供指导意见，从而提高采购成本控制水平。
而预算书的编制，还需根据不同项目类型、预算额度等开展多维度的预算审核，以使最终确定的采购预算更为科学、准确。针对不同的项目内容，可采用多种审核方式，包括市场询价、往年度价格对比、组织价格谈判、针对专业项目引进第三方专业机构审核等方式，确保每项预算尽量科学、合理。特别是针对建筑施工项目，其项目预算编制、预结算审核工作数量多，项目复杂繁琐，且询价难度大、专业技术性及政策法规性强等特点，以及各职能部门管理人员专业和业务经验的局限性问题，可引入了专业性强、经验丰富的第三方工程造价咨询机构来控制项目造价，降低维护成本，提高资金效益，以省级科学中心为例，近三年建筑施工预算审核核减率约16%。
2.采购组织
在确立了项目的采购预算之后，应充分发挥市场竞争的作用，可利用自有网站平台、政府采购平台、社会采购代理机构平台，遵循公开、公平、公正的竞争原则，通过公开询价、竞争性磋商、公开招标等采购方式，引导项目采购进入良性竞争，并取得综合性价比最优的成交价格，从而达到第二步投资控制，节约成本的目的。
为了保障项目采购的科学合理，从项目采购需求入手，通过需求部门按需编制、专业第三方审核把关、采购管理部门及代理机构依法依规审核的多层审核，确保每一采购项目采购需求严谨、科学，充分吸引市场供应商参与竞争。
3.合同签订
合同的签订与执行是落实项目按照立项及采购需求的目标实施的关键。在项目实施过程中，保障合法权益、减少费用增加的可能性、确保项目在合同总额范围内按时按质完成，即控制成本，又实现预期目标，合同相关条款的约定是关键。可通过引进第三方法律顾问机构、制定规范合同文本、遵循项目立项和采购需求的约定，通过多种审核方式、多道审核把关，在明确项目实施要求、规范权利义务、杜绝活口漏洞、制定科学合理的验收及结算约定等方面进行条款细化及约定，以使项目合同执行有依有据、合理合规。合同签订过程可分为“前期准备、合同谈判、编制与审查、签署与履行”四个阶段。
(1)前期准备
在实施采购的准备阶段，需对采购文件、答疑澄清文件等采购文件进行综合分析、讨论与修订，力求清晰采购需求、明确采购范围与工作界面、完善计价与结算方式，并针对性地搭建合同框架，组织与编制合同关键条款，明确合同条件，极大程度地规避采购的风险。
(2)合同谈判
由采购管理人员、合同管理人员、业务主办人员组成合同谈判小组，必要时会同造价咨询单位、法律顾问等有关人员。谈判小组须认真分析投标报价文件、采购文件、谈判承诺等，挖掘存在或隐藏着的问题与风险，研究防范措施，分析谈判难点重点，研究并制定相应的谈判策略。在谈判时，还应根据谈判情况及时研究调整对策，务求赢得谈判的主动。
(3)合同文本的编制与审查
在合同谈判的基础上根据项目的特点套用合同范本格式或自行拟定合同架构，逐条逐章节编写或修改细化合同内容与条款，明确双方的权利与义务，清晰技术需求，明确标的范围与内容，分清工作界面，完善计价、支付与结算方式，明确工期要求、质量目标、验收标准、违约责任等。经采购部门和业务需求部门共同努力，必要时寻求造价咨询单位和法律顾问的协助，进一步完善具体条款，直至合同定稿。
(4)合同签署与履行
合同是对采购招标的结果或双方的意愿进行进一步确认与细化。通过签署合同，明确合同的标的和合同双方的具体权利义务。详尽的合同约定将为各方履行合约权利义务提供细致的保障，进一步减少各方在合同履行上可能出现的纷争，确保合同的顺利履行。
4.合同验收
对于技术服务合同的验收，其验收标准一般无法以硬指标衡量。因此，双方应本着科学、公正、实事求是的原则，严格按照合同约定的要求进行验收，不能过于苛刻或显失公平。双方可以在合同中约定对技术服务成果采用鉴定会、专家评估的方式验收，也可以约定由委托方单方认可视为验收通过。但不论采用何种方式验收都应由验收方出具书面验收证明。
对于货物合同的验收，通常需要依据合同约定核对货物的数量、规格、型号等信息，确保与采购合同一致。同时，还需要对货物的外观和质量进行检查，如是否有损坏、变质等问题，并查验诸如出厂证明、检验报告等。在验收过程中，还需要按照规定的程序进行记录和签字确认，确保每个环节都有据可查。
对于工程合同的竣工验收，关键工作任务是对工程施工质量、承建企业和项目建设开展综合考核，并对工程项目项目建设做出全面性综合考核。 在验收过程中，如果发现质量问题或不符合合同约定的内容，应及时提出并要求整改。同时，应注意保留相应的证据和记录，以便在需要时进行追溯和查证。因工程竣工验收涉及专业性比较强，应在工程项目实施过程中引入第三方专业监理机构，并尤其组织整个验收过程，必要时还需邀请行业专家进行验收评审。
5.合同结算
项目合同执行完毕后，确定项目最终的价格是结算审核的目的，也是项目投资控制的最后把关。合同结算的审核遵循合同约定、结算材料完整、工作量审核科学合理等基本原则，针对工程项目引入第三方造价咨询机构审核，确保定价合理，避免虚增虚报，实现投资成本控制的最终目的。
(1)加强项目的结算范围审核
项目合规性审核就是审查项目与采购文件和项目签订合同约定内容是否一致，因为采购阶段的采购范围，施工阶段的施工范围，结算阶段的实际施工范围可能是不一致的。所以，需要通过查看采购文件、施工合同、补充协议相关变更资料以及询问踏勘现场等方式判断结算范围。
(2)加强项目结算资料的真实性审核
严格来讲，一个完整的项目结算审核，需要的资料是很全面的。 前期资料如果不够全面，会影响后面的审核进度，后期还需逐步补充提供。最核心的资料有：施工（或采购）合同及其补充协议、经批准的开竣工报告、完整有效的工程结算书、采购及报价文件、工程施工图或竣工图、设计变更、工程洽商、现场签证、相关会议纪要、与项目结算相关的文件、规定及计价依据等资料。严格、科学、合理的结算审核，将投资成本严格限制在合同约定限额总价内，牢固树立“投入与绩效并重”的理念，实现有效投资成本控制的最终目的。
（四）提高采购人员综合能力
事业单位政府采购工作专业性和政策性极强且涉及的利益比较广泛，需要采购人员具有专业的技术水平和技能以及崇高的道德素养。通过综合能力培训提高他们的专业技术能力和综合道德素养。一是要对采购人员进行思想方面的教育，提高他们的责任意识、思想意识和廉政意识，摆正自己位置，防范廉政风险。二是要对采购人员进行专业知识的培训，积极参加相关培训，了解有关采购的政策法规和相关知识。三是部门内部人员定期要进行岗位轮换，互相学习，同时起到监督作用，调动每个人的积极性，保证单位采购工作有序健康进行，也是实现提高资金效益的重要举措。
五、结语
本文通过全面提升采购管理方法和要点，采取科学、专业的方法和措施来加强管理和控制，促进事业单位优化管理从而达到降本增效的目标。事业单位的采购工作在合法合规的的原则下，希望能够帮助单位达到降本增效的目的，实现资金效益最大化，促进公共资源的合理配置，为事业单位可持续发展提供有力支撑。
参考文献：
[1]周海通.浅谈科研事业单位政府采购存在问题及其对策.财务管理，2023（12）
[2]李春荣.项目采购降本增效的几点措施.管理与科技，2013
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